Průvodní dopis k životopisu: první krok při odpovědi na pracovní inzerát

Když odpovíte na nabídku práce, první, co personalista uvidí, je text vašeho průvodního dopisu. Už tady na sebe můžete upozornit. A získat první kladné body. Jak tedy napsat průvodní dopis, aby sděloval vše podstatné a zároveň vybočil z řady šablonovitých textů podle vzorů z internetu. Třeba takhle →

Průvodní dopis: vzor versus selský rozum

Vzory a šablony jsou fajn. Nic proti nim. Dávají nám základní vodítko, jak to či ono udělat. Ale už ze své podstaty musí být univerzální, aby pasovaly na co nejvíc případů. Vaše hledání práce a příprava odpovědi na inzerát se však odehrává v konkrétním čase a v konkrétním kontextu. A hlavně vy sami jste jako osoba jedineční.

Rychlá rešerše výsledků vyhledávání první stránky Google na dotaz „průvodní dopis vzor“ nám v souhrnu dává tyto rady:

• Prvním bodem dopisu je zdvořilý pozdrav a oslovení. Pokud ho známe, oslovujeme vždy adresáta – tj. použijeme jméno personalisty, který má dané výběrové řízení na starosti.
• Následuje vysvětlení, o kterou pozici máme zájem a kde jsme se o ní dozvěděli.
• Vhodné je stručně zmínit naše předpoklady, kvalifikaci a motivace pro dané místo.
• Upozornit bychom měli také na to, že v příloze posíláme veškeré požadované dokumenty. Zpravidla CV, případně CV v cizím jazyce a motivační dopis.
• Na závěr bychom měli ukázat, že jsme připravení odpovědět na případné dotazy a zúčastnit se osobní schůzky.
• Následuje opět zdvořilé rozloučení.

Tolik obecný mustr. Funguje, ne že ne. Ale uchazeči o práci se ho často drží zuby nehty i tam, kde některý z bodů nedává smysl.

Když například najdete inzerát na pracovním portálu a odpovídáte přes tamější formulář, tak informace o tom, že jste pozici našli tam a tam je opravdu nadbytečná. Stejně tak to, že přikládáte CV, když jsou přímo ve formuláři prvky učené k nahrání souborů a bez uploadu životopisu formulář ani neodešlete. A tak bychom mohli pokračovat.

Vždycky je dobré přemýšlet v kontextu celé situace a tomu přizpůsobit komunikaci a zasílané dokumenty.

Dva tipy, jak vystoupit z řady

Vezměte to jinudy

Pokud v inzerované pozici uvádějí jako kontakt i klasickou poštovní adresu, využijte k odpovědi tuto cestu. Ano, e-mail je rychlejší, jednodušší i praktičtější. Ale naše inboxy jsou tak přehlcené, že i skvělý e-mail v té mase snadno zapadne, anebo nebude tak dobře působit. Pokud si dáte tu práci a připravíte průvodní dopis, CV a případné další materiály v pěkné tištěné verzi, rozhodně na sebe upozorníte.
Pokud se navíc ucházíte o pracovní místo, kde je požadována určitá kultura vyjadřování, takový dopis na elegantním papíře s vlastnoručním podpisem dodá vašemu představení ten správný styl.

E-mail nemusí být jen plain text

Nejčastější formou průvodního dopisu je tělo-text vašeho e-mailu, který posíláte společně s přílohami. Oslovení, dva tři odstavce, rozloučení a šmitec.

S podobou e-mailu a jeho formátováním si můžete mnohem více pohrát. Anebo dokonce využít HTML e-mail, tedy podobou e-mailu, kterou znáte z různých newsletterů a obchodních sdělení. Internet sice radí nepoužívat formátování, protože ho mohou různí poštovní klienti zobrazovat odlišně. Ale jsme v roce 2019 a ve vašem případě by nemělo jít o vizuálně agresivní změť slov a proklikových tlačítek, ale o kultivovanou grafickou prezentaci textu (které navíc bude dobře fungovat i při jednoduchém zobrazení).

Pěknou, elegantní ukázkou jsou třeba e-mailové cover letters vývojáře Teda Goase, které použil při oslovení firem.

Přijde vám to příliš marketingové? Nemyslete si i vy jste tu v roli marketéra – marketéra sami sebe. Stále platí, že obal prodává. Přinejmenším u nových, dosud neznámých „produktů“.

S HTML e-mailem pro různé klienty vám pomůže třeba služba Publicate.it

A několik tipů, jak si to nezkazit chibou

Průvodní dopisy a CV bez překlepů, gramatických chyb, a úplně nejlépe i bez stylistických nedokonalostí, to by se to četlo. U mnohých pozic není bezchybná gramatika a stylistický um na seznamu požadovaných znalostí, ale vaše vybroušená odpověď na pracovní inzerát tu ukazuje hlavně jednu věc: váš zájem o dané místo. Že jste si dali tu práci a dopis si několikrát přečetli nebo ho nechali zrevidovat kamaráda-češtináře. Prostě jste ukázali pečlivou přípravu. A to se cení.

Jak na opravy textu svépomocí:

• Vždycky potřebujete odstup. Nechte dopis odležet přes noc. Pokud to nejde, tak aspoň hodinku dvě, kdy budete dělat něco jiného, a pak se k textu vraťte. Uvidíte věci, které jste před tím vůbec neregistrovali.
• Text si vytiskněte. Monitor počítače má jednu tajemnou vlastnost: nezáleží na tom, jak velké máte rozlišení obrazovky, chyby jako by se vašim očím vyhýbaly. Jakmile máte text vytištěný na skutečném papíře, nemají se kam schovat.
• Čtěte text po větách a odzadu. Jako autor se tak nebudete soustředit na významový tok textu a snáze odhalíte zejména gramatické nepatřičnosti a překlepy.
• Čtěte nahlas. Opět dobrá technika na vymýcení překlepů a taky poznáte, kde text „drhne“, ztrácí rytmus i dech. Nahlas můžete číst vy anebo nechte pracovat techniku a sami bedlivě poslouchejte. Pokud pro psaní používáte Word, pod záložkou „Revize“ najdete symbol „A“ se zvukovými vlnami „Číst nahlas“. Obdobnou funkci najdete i v nastavení microsoftího prohlížeče Egde. Nebo pro stejný úkol využijte některou z aplikací na převod textu na hlas (text to speech).
• Posíláte-li průvodní dopis jako e-mail, vždycky si udělejte testovací rozesílku na některý ze svých dalších e-mailů, případně ho pošlete někomu z přátel a nechte si ho poslat zpět. Divili byste se, ale v příchozí poště může e-mail vypadat i působit zase o něco jinak a vyplatí se ho tedy před finálním odesláním ještě jednou zkouknout.

Když tyto techniky zkombinujete, s velkou pravděpodobností nepustíte do světa nepodařený text. Pokud se na korektury opravdu necítíte, nebojte se požádat o pomoc. Ať už někoho povolanějšího z okruhu vašich přátel nebo i profesionálního korektora. Na internetu jich najdete dost. Ve srovnání s tím, o co vás text plný hrubek může připravit, je cena korektury opravdu zanedbatelná.